Специалистами компании ООО «ВЦ «Компьютеры и сети» в 2022 году был проведен анализ требований предприятия и совместно с нами сформирован план действий, основанный на первоочередном внедрении типового функционала СЭД, без доработки конфигурации Системы.

Данный подход позволил избежать риска возникновения необоснованных затрат на доработку программного продукта по причине отсутствия у пользователей опыта работы в «1С:Документооборот государственного учреждения 8», обладающего широкими функциональными возможностями, но при этом, отличающегося от привычного функционала используемой СЭД.

В результате, внедрение СЭД на базе «1С:Документооборот государственного учреждения 8» было проведено в 3 очереди.

Первая очередь внедрение на базовой площадке предприятия. Введено в промышленную эксплуатацию в 2023 году:

• Управление ФГУП «УВО Минтранса России» (г. Москва).

Вторая очередь (пилотное внедрение в двух филиалах). Введено в промышленную эксплуатацию в 2024 году:

• Сибирский филиал (г. Новосибирск);
• Центральный филиал (г. Москва).

Третья очередь (масштабирование СЭД на семь филиалов). Введено в промышленную эксплуатацию в 2025 году по мере завершения опытно-промышленной эксплуатации в каждом из филиалов:

• Краснодарский филиал (г. Краснодар);
• Керченский филиал (г. Керчь);
• Приморский филиал (г. Владивосток);
• Северо-Западный филиал (г. Санкт-Петербург);
• Северо-Кавказский филиал (г. Ростов-на-Дону);
• Средневолжский филиал (г. Самара);
• Уральский филиал (г. Екатеринбург).

Основные цели 3-й очереди внедрения:

• унификация и авторматизация бизнес-процессов делопроизводства в 7-ми филиалах на основании результатов внедрения СЭД в Управлении, Сибирском и Центральном филиалах на базе типовой конфигурации «1С:Документооборот государственного учреждения 8»;
• окончательный отказ от эксплуатации исторической СЭД.

В рамках 3-й очереди проекта был выполнен полный цикл внедрения системы в 7-ми филиалах, включая:

• инициация 3-й очереди проекта;
• проведение предпроектного обследования;
• разработка Технического проекта, включающего в себя унификацию бизнес-процессов документооборота филиалов на основании результатов 1-й и 2-й очереди проекта;
• установку и предварительная настройка типового функционала СЭД;
• настройка видов и шаблонов документов;
• первичное обучение пользователей и администраторов системы;
• проведение приемо-сдаточных испытаний;
• проведение опытно-промышленной эксплуатации в рамках внедренного функционала 3-й очереди.

В рамках 3-й очереди проекта были автоматизированы следующие функциональные блоки в семи филиалах:

• учет и обработка входящей корреспонденции;
• учет и обработка исходящей корреспонденции;
• учет и обработка внутренних документов и организационно-распорядительной документации (ОРД);
• ведение централизованного хранилища (архива) и документов предприятия.

Начиная с 25.11.2025 Система полностью введена в промышленную эксплуатацию во всех филиалах ФГУП «УВО Минтранса России».

По результатам 3-х очередей автоматизировано 1000 рабочих мест.

Результатом завершения третей очереди проекта является реализация всех требований к типовому функционалу СЭД, определенных в Техническом задании к Договору и в утвержденном Техническом проекте. В результате более чем в 2 раза сократилось время на подготовку, согласование, подтверждение, учет и контроль документов, создана единая база хранения документов и выполнен отказ от использования исторической СЭД.